कई संगठनों में एक तरह की जांच प्रक्रिया होती है। यह एक साधारण घटना रिपोर्ट फॉर्म से लेकर परिपक्व मूल कारण विश्लेषण प्रक्रिया (आरसीए) तक कुछ भी हो सकता है। संगठन पिछली गलतियों और घटनाओं से सीखने के महत्व को पहचानते हैं।

मूल कारण विश्लेषण (आरसीए) किसी समस्या के मूल कारण की पहचान करता है और इसे हल करने के लिए एक रोडमैप प्रदान करता है। आरसीए कारणों और प्रभावों की परतों को व्यवस्थित रूप से हटाकर किसी घटना के कारणों और परिणामों की पहचान करता है। अगर सही तरीके से किया जाए तो आरसीए सुरक्षा में सुधार कर सकता है और भविष्य में होने वाली घटनाओं के जोखिम को कम कर सकता है।

मूल कारण विश्लेषण क्या है?

मूल कारण विश्लेषण एक ऐसी विधि है जिसका उपयोग किसी समस्या को उसके मूल में हल करने के लिए किया जाता है, न कि केवल लक्षणों के लिए। आपने शायद किसी समस्या को हल करने की कोशिश की है, लेकिन वह वापस आती रहती है।

मूल कारण विश्लेषण अक्सर समस्या-समाधान प्रक्रिया के पहले चरणों में से एक होता है। यह निर्धारित करने के लिए कि आपको किस समस्या का समाधान करना चाहिए, पहले मूल कारण का आकलन करना आवश्यक है। आइए इनमें से एक को देखें मूल कारण विश्लेषण उदाहरण मूल कारण विश्लेषण को समझने में आपकी सहायता करने के लिए।

एक टूटी हुई कलाई बहुत दर्दनाक हो सकती है। हालांकि, दर्द निवारक दर्द से राहत नहीं देंगे और कलाई को ठीक नहीं करेंगे। आपको एक अलग उपचार खोजने की आवश्यकता होगी जो हड्डियों को ठीक से ठीक करने में मदद करे। समस्या कलाई में फ्रैक्चर है। इससे कलाई में दर्द होता है। टूटी हड्डियाँ इसका मूल कारण हैं। जब तक टूटी हड्डियों की मरम्मत नहीं की जाती, दर्द से राहत नहीं मिल सकती।

यहाँ एक सफल RCA प्रदर्शन करने के लिए शीर्ष युक्तियाँ और तकनीकें दी गई हैं:

सही जानकारी प्राप्त करें

आपके द्वारा एकत्र किया गया डेटा आपके विश्लेषण की गुणवत्ता निर्धारित करेगा। इसलिए, सभी घटनाओं के बारे में सटीक, सुसंगत और व्यापक जानकारी संकलित करना महत्वपूर्ण है। आरसीए सॉफ्टवेयर एक सहज ज्ञान युक्त इंटरफ़ेस और आसान प्रवेश स्क्रीन प्रदान करता है जो सुनिश्चित करेगा कि आप प्रत्येक उदाहरण में सही जानकारी कैप्चर करें।

निडर घटना रिपोर्टिंग की सुविधा प्रदान करें

ऐसी घटना की जांच करना असंभव है जिसकी रिपोर्ट नहीं की गई है। सभी घटनाओं के प्रभावी होने की सूचना दी जानी चाहिए। आप किसी के लिए भी घटनाओं की रिपोर्ट करना और सुरक्षित वातावरण बनाना आसान बना सकते हैं। यदि आपके पास डेटा है तो आप लागत कम कर सकते हैं।

सुनिश्चित करें कि सूचना श्रृंखला सटीक, विस्तृत और पूर्ण हैं

एक सूचना श्रृंखला आपको अनुरेखण के लिए एक सरल लेकिन प्रभावी उपकरण प्रदान करेगी। हालांकि, आपको डेटा प्रवाह का विश्लेषण करने की अनुमति देने के लिए उन्हें नियमित रूप से बनाए रखा जाना चाहिए और उनका निरीक्षण किया जाना चाहिए।

सवाल पूछो

उत्तर की तलाश में, पांच Whys विधि सहायक हो सकती है। योगदान देने वाली घटनाओं को अनुक्रमित करने के लिए, समस्या से शुरू करें। अपने आप से पूछें कि घटना क्यों हुई। वही सवाल फिर से पूछो। जब तक आपको कोई ऐसा कारण नहीं मिल जाता, जिसे आगे समझाया नहीं जा सकता, तब तक नीचे की ओर ड्रिल करते रहें। आपको पहले सभी संभावित कारणों की जांच करनी चाहिए और फिर सूची को सबसे संभावित कारणों तक सीमित करना चाहिए।

यह आपको एक कारण और प्रभाव आरेख देगा जो मूल कारण को इंगित करने में आपकी सहायता करेगा। अगर आपको लगता है कि आपको समस्या का मूल कारण मिल गया है और कोई अन्य योगदान कारक नहीं है, तो आप पूछकर अपने काम की जांच कर सकते हैं:

क) यदि यह कारण मौजूद नहीं होता, तो क्या घटना होती?

बी) क्या होगा यदि समस्या का कारण तय या समाप्त हो गया है?

यदि आप दोनों प्रश्नों का उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो एक अच्छा मौका है कि आपको मूल कारण मिल गया है। यदि नहीं, तो खुदाई करते रहें। आपको पता होना चाहिए कि इसके कई मूल कारण हो सकते हैं। भविष्य में इसी तरह की घटनाओं को रोकने के लिए प्रत्येक को संबोधित किया जाना चाहिए।

यह विश्वास करना आसान है कि विचार-मंथन के परिणामस्वरूप संभावित कारणों की एक सूची तैयार होगी। यद्यपि आप कार्यशाला के बाद वास्तविक मुद्दों के करीब महसूस कर सकते हैं, आपको उन्हें मान्य करने की आवश्यकता है। यदि संभव हो, तो समस्या के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करें और सुनिश्चित करें कि आप गलत अनुमान लगाकर कोई अन्य कारण नहीं छोड़ते हैं। आगे डेटा विश्लेषण और जांच आपकी मूल-कारण मान्यताओं की पुष्टि करेगी।

उत्तोलन प्रौद्योगिकी

संगठन अक्सर अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं और प्रौद्योगिकी की जटिलता के कारण घटनाओं/निकट चूक प्रवृत्तियों का पता लगाने के लिए संघर्ष करते हैं। कर्मचारी इन घटनाओं का त्वरित और अर्थपूर्ण दस्तावेजीकरण करने में असमर्थ हैं क्योंकि उन्हें जटिल कार्यप्रवाहों का पालन करना होता है। यह सॉफ़्टवेयर दावे, घटना और कारण डेटा को एक ही प्लेटफ़ॉर्म में एकीकृत करके मूल कारण विश्लेषण को सुव्यवस्थित और सरल बना सकता है।

मूल कारण विश्लेषण सफलता का समर्थन करने वाले सॉफ़्टवेयर टूल कैप्चर करने, विश्लेषण करने, सुधारात्मक कार्रवाई की पहचान करने और प्रगति को ट्रैक करने के लिए एक संरचित दृष्टिकोण का पालन करते हैं। मूल कारण को शीघ्रता से निर्धारित करने और सुरक्षा में सुधार के लिए सुधारात्मक कदम उठाने के लिए, आप घटना को असाइन करने और निष्पादित करने के लिए आरसीए मॉडल का उपयोग कर सकते हैं।

किए गए किसी भी सुधार या निवारक कार्रवाइयों का ट्रैक रखें

वास्तविक रूप से, एक समाधान को लागू करना जो दोषों को समाप्त करता है, डाउनस्ट्रीम प्रक्रियाओं को “तोड़” सकता है और ग्राहक असंतोष का कारण बन सकता है।

आईटी और व्यावसायिक समुदायों को समय के साथ समस्या के त्वरित समाधान या समाधान मिल सकते हैं। हालाँकि, यदि समस्या के मूल कारण का समाधान किया जाता है, तो आप गंभीर डाउनस्ट्रीम परिणाम दे सकते हैं। स्पष्ट समस्याओं की पहचान करने के लिए किसी भी सुधार समाधान का परीक्षण और प्रोटोटाइप करना आवश्यक है। फिर, व्यवसाय में कहीं और किसी भी संभावित प्रभाव का मूल्यांकन करने के लिए एक निगरानी प्रक्रिया लागू करें।

आपको अपनी सूचना श्रृंखला इस तरह से बनानी चाहिए जो स्पष्ट और संक्षिप्त हो। एक बार ऐसा करने के बाद, आपके पास डाउनस्ट्रीम डेटा हितधारकों के साथ एक सूची होनी चाहिए। यह सुनिश्चित करेगा कि सभी ज्ञान कार्यकर्ता परिवर्तनों पर अप-टू-डेट हैं। साथ ही, जब तक समाधान पूरी तरह से एकीकृत नहीं हो जाता, तब तक आपको किसी भी ग्राहक प्रभाव की निगरानी करनी चाहिए।

यह एक और डेटा गुणवत्ता नियम होना चाहिए जिस पर आप नियमित रूप से निगरानी रखते हैं कि क्या कोई डेटा गुणवत्ता प्रबंधन और रिपोर्टिंग प्रक्रिया चल रही है।

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