यह एक सर्वविदित तथ्य है कि “निगरानी” शब्द नियोक्ताओं और कर्मचारियों के साथ आश्चर्यजनक रूप से विपरीत प्रतिक्रियाओं को भड़काता है। नियोक्ता इसे उच्च-स्तरीय उत्पादकता और टीम के प्रदर्शन को सुनिश्चित करने के लिए एक आवश्यकता के रूप में देखते हैं, खासकर अब जब दूरस्थ श्रमिकों की संख्या बढ़ रही है। दूसरी ओर, कर्मचारी अत्यधिक नियंत्रण और गोपनीयता के आक्रमण के डर से निगरानी से घृणा करते हैं।

हमें इस बात पर जोर देना होगा कि कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर एक शक्तिशाली सहयोगी हो सकता है जो उत्पादकता को बढ़ावा देगा और आपके डेटा की सुरक्षा तभी करेगा जब आप इसका सही तरीके से उपयोग करेंगे। इसलिए इससे पहले कि आप कार्यबल विश्लेषण सॉफ़्टवेयर को लागू करना शुरू करें, इस कार्रवाई के लिए अपने उद्देश्यों पर सवाल उठाएं।

इसने कहा, आपको कर्मचारियों की उत्पादकता बढ़ाने के लिए निगरानी करनी चाहिए, खासकर यदि वे घर से काम कर रहे हों। इसके अलावा, कर्मचारी निगरानी और समय पर नज़र रखने वाला सॉफ़्टवेयर वर्कफ़्लो में पारदर्शिता लाएगा और कागजी कार्रवाई के भार को कम करेगा।

हालांकि, यदि आप काम के घंटे समाप्त होने के बाद भी अपने कर्मचारियों की हर हरकत को नियंत्रित करना चाहते हैं, तो उनके कंधों पर लगातार नज़र रखते हुए, उनकी गोपनीयता पर हमला करते हुए, कर्मचारी निगरानी सॉफ़्टवेयर का उपयोग न करें। इस अनैतिक व्यवहार से आपके कर्मचारी के मानसिक स्वास्थ्य और आपके व्यवसाय के लिए विनाशकारी परिणाम हो सकते हैं। आपके कर्मचारी निर्धारित लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए लगातार निराश और दबाव महसूस करेंगे, और उनमें से कई उस तरह से निगरानी करने से इनकार करते हुए छोड़ देंगे।

लब्बोलुआब यह है कि वर्कपल्स जैसे उत्पादकता ट्रैकर को सर्वोत्तम बनाने के लिए आपको नैतिक और प्रभावी प्रथाओं को लागू करने की आवश्यकता है। यहां बताया गया है कि आप अपने कर्मचारियों को सहज बनाते हुए अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए क्या कर सकते हैं।

निगरानी के बारे में पारदर्शी रहें

अपने कर्मचारियों को अपने इरादों के बारे में सूचित करना और स्पष्ट कर्मचारी निगरानी नीति तैयार करना आपकी सर्वोच्च प्राथमिकता होनी चाहिए। इस तरह, आप ट्रैक किए जाने वाले सटीक कार्य पहलुओं का नामकरण करते हुए, कर्मचारी निगरानी प्रणाली का उपयोग करने के अपने इरादे की व्याख्या करने में सक्षम होंगे। साथ ही, उत्पादकता ट्रैकर से आपके कर्मचारियों को मिलने वाले सभी लाभों पर ध्यान केंद्रित करना सुनिश्चित करें।

अपने कर्मचारियों से अपेक्षा करें कि वे निगरानी के बारे में कई प्रश्न पूछें। उन्हें सुनने की कोशिश करें और किसी भी सवाल का खुलकर और ईमानदारी से जवाब दें। श्रमिकों को यह समझाने का यही एकमात्र तरीका है कि निगरानी सॉफ्टवेयर उनके खिलाफ काम नहीं करेगा या उनकी गोपनीयता को नुकसान नहीं पहुंचाएगा।

कानूनी आवश्यकताओं का पालन करना सुनिश्चित करें

कार्यबल विश्लेषण सॉफ़्टवेयर को लागू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि आपके देश में कर्मचारी निगरानी के लिए कानूनी आवश्यकताएं क्या हैं। एक बार जब आप कर्मचारियों को आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली निगरानी के प्रकारों के बारे में सूचित कर देते हैं, तो आप इस प्रक्रिया को जारी रख सकते हैं। संभावित विधायी परिवर्तनों के साथ संरेखित करने के लिए अपनी कर्मचारी निगरानी नीति को अद्यतन रखना आवश्यक है।

याद रखें, निगरानी निगरानी नहीं है

निगरानी से सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपने केवल कंपनी के कंप्यूटरों पर उत्पादकता ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर स्थापित किया है। इस तरह, आपके कर्मचारियों को आश्वस्त किया जाएगा कि उनकी व्यक्तिगत जानकारी सुरक्षित है। हालाँकि, यदि आपके दूरस्थ कर्मचारियों को काम के लिए अपने पर्सनल कंप्यूटर का उपयोग करना है, तो सुनिश्चित करें कि उनकी निगरानी केवल काम के घंटों के दौरान ही की जाएगी। कुछ कर्मचारी मॉनिटरिंग सॉफ्टवेयर टूल्स, जैसे वर्कपल्स, “धुंधली स्क्रीन” विकल्प के साथ कर्मचारियों की गोपनीयता को सुरक्षित रखने में आगे बढ़ते हैं जो कमजोर जानकारी की रक्षा करते हैं।

साथ ही, जब आप इंटरनेट गतिविधि की निगरानी करें अपने कर्मचारियों की, यह देखने के लिए ऐसा करें कि यह उनकी उत्पादकता को कैसे प्रभावित करता है। एक बार जब आप वेबसाइट और ऐप के उपयोग पर रिपोर्ट प्राप्त कर लेते हैं, तो आप देखेंगे कि उन्होंने इंटरनेट का उत्पादक रूप से उपयोग किया है या नहीं। अनुत्पादक साइटों पर समय बर्बाद करने से कर्मचारियों की उत्पादकता में बाधा आ सकती है, आप उन्हें समाप्त नहीं कर सकते। एकत्र किए गए डेटा का उपयोग उन नकारात्मक प्रभावों को इंगित करने के लिए करें जो सोशल मीडिया पर उनके प्रदर्शन पर व्यतीत हो सकते हैं, भविष्य में उस समय को सीमित करने के तरीकों का सुझाव देते हुए।

कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर बुद्धिमानी से चुनें

उत्पादकता ट्रैकर चुनते समय उन लक्ष्यों के बारे में सोचें जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं। यह आवश्यक है कि इसका उपयोग और स्थापित करना आसान हो, और यह भी कि यह आपके कर्मचारियों के कार्यप्रवाह में हस्तक्षेप नहीं करेगा। इसके अलावा, आप ऐसा सॉफ़्टवेयर चाहते हैं जो मानवीय त्रुटि या छायादार गतिविधियों के जोखिम से बचने के लिए कर्मचारियों की गतिविधियों को स्वचालित रूप से ट्रैक करता हो।

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